Já está em pleno funcionamento no Tribunal Regional Eleitoral de Mato Grosso o sistema de Processo Administrativo Eletrônico (PAE). A partir desta quarta-feira (2) toda criação, tramitação e armazenamento de documentos da área administrativa da Secretaria do TRE será exclusivamente por meio digital. A medida possibilitará ao Tribunal uma economia de R$ 190 mil ao ano e o colocará entre as administrações mais modernas do país.

De acordo com o presidente da Comissão de Implantação do PAE, Paulo Farias Nazareth Netto, a viabilidade técnica e a economia substancial aos cofres públicos motivaram a implantação do sistema, que ganhou força na atual em gestão em virtude do crescimento acelerado do número de documentos que são criados ou protocolados no TRE. De 2001 a 2011 o número de documentos protocolados saltou de 8.385 para 68.930 por ano, e somente em 2012 o Tribunal registrou mais de 140 mil documentos.

A economia estimada pela Secretaria de Administração e Orçamento do TRE é referente a eliminação do custo com a aquisição de papel A4, impressão de documentos, manutenção de equipamentos, gastos com Correios no transporte de documentos das 60 Zonas Eleitorais para a Secretaria do TRE, ampliação de arquivos, entre outros custos indiretos exigidos pelo modelo  em suporte físico (papel).

Esta quarta-feira (2) marca a segunda fase de implantação do projeto de informatização do processo administrativo. Na primeira fase do projeto, iniciada no dia 26 de dezembro de 2012, o sistema foi implantado de forma experimental onde os servidores, já devidamente treinados, podiam criar documentos tanto em meio físico quanto digital. Na terceira fase, que terá início no dia 2 de fevereiro, os Cartórios Eleitorais é que passarão a criar e encaminhar documentos administrativos de forma eletrônica.

Com a implantação do novo sistema todo o processo administrativo passará a ser eletrônico, da criação de ofícios, memorandos, entre outros, passando ao protocolo, tramitação, formalização, despachos, decisões e arquivamentos. O processo eletrônico apresenta uma série de vantagens, tais como, celeridade na tramitação, segurança, desburocratização, aumento da produtividade, impossibilidade de deterioração dos documentos devido ao manuseio, transparência, redução de custos e preservação ambiental, proporcionados pela dispensa de papéis.

Implantação do PAE

A ideia original partiu do TRE do Paraná onde o sistema já está em funcionamento. Servidores do TRE de Mato Grosso em visita realizada em abril de 2011, com o objetivo de conhecer os sistemas e processos de trabalho utilizados pela Justiça Eleitoral do Paraná, identificaram o PAD, (Processo Administrativo Digital), um sistema desenvolvido pelo próprio Tribunal, que tornava eletrônico todo o processo administrativo, e que despertou a atenção dos servidores visitantes.

Assim, com a adoção da ideia pela atual gestão ante as inúmeras vantagens do processo eletrônico, os primeiros passos começaram a ser dados com a celebração do Termo de Acordo de Cooperação Técnica nº 01/2011. Também foi constituída uma Comissão com o objetivo de implantar o novo sistema, composta por pelo menos um servidor de cada Secretaria, além de representantes da Presidência, Corregedoria, Diretoria Geral e Coordenadoria de Controle Interno.

Fazem parte da Comissão de Implantação do Processo Administrativo Eletrônico (PAE) os servidores: Paulo Farias Nazareth Netto (Presidente), Cristina Naomi Usuda, Gustavo Silveira Castor, Liamara Vanini da Silva Barros, Madeleine Christian Fermino Nunes, Márcio Conceição de Lara Cunha, Rafael Zornita, Tania Yoshida Oliveira.